"Signique ist eine SaaS-Lösung, die kleine und mittelständische Unternehmen dabei unterstützt, ihre Rechnungsprüfung und Kreditorenbuchhaltung digital zu organisieren. Statt Rechnungen manuell per E-Mail, Papier oder verschiedenen Ablagen zu verwalten, können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse zentral und strukturiert abbilden. Von der Rechnungseingangserfassung über die interne Prüfung bis hin zur Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung werden wichtige Arbeitsschritte digital unterstützt.



Ein wesentlicher Bestandteil von Signique Rechnungseingang Software ist die automatisierte Erfassung von Rechnungsdaten mithilfe von OCR-Technologie. Eingehende Rechnungen können dadurch ausgelesen und relevante Informationen strukturiert verarbeitet werden. Über einen zentralen digitalen Rechnungseingang erhalten zuständige Mitarbeiter einen übersichtlichen Zugriff auf die vorhandenen Dokumente. Dies kann dazu beitragen, manuelle Dateneingaben zu reduzieren und Rechnungen schneller an die jeweils verantwortlichen Personen weiterzuleiten.



Auch komplexere Freigabeprozesse lassen sich mit Signique digital abbilden. Mehrstufige Genehmigungsworkflows ermöglichen es, Rechnungen abhängig von internen Zuständigkeiten oder Freigaberegeln an die richtigen Mitarbeiter weiterzugeben. Die digitale und mobile Rechnungsfreigabe unterstützt dabei auch flexible Arbeitsweisen, sodass Genehmigungen nicht ausschließlich am Arbeitsplatz erfolgen müssen. Zusätzlich kann eine Duplikaterkennung dabei helfen, doppelt eingereichte Rechnungen zu erkennen und entsprechende Fehler im Rechnungsprozess zu vermeiden.



Für die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung bietet Signique Funktionen für die DATEV-Integration beziehungsweise den Export von Rechnungsdaten. Dadurch können freigegebene Informationen für nachgelagerte Buchhaltungsprozesse bereitgestellt werden. Gleichzeitig ermöglicht die digitale Archivierung eine zentrale Aufbewahrung von Rechnungsdokumenten. Die Lösung ist auf GoBD-konforme Archivierungsprozesse ausgerichtet und berücksichtigt damit wichtige Anforderungen an die ordnungsgemäße digitale Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen.



Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Datenschutz. Signique ist für eine DSGVO-konforme Verarbeitung ausgelegt und berücksichtigt damit die Anforderungen an den Umgang mit geschäftlichen und personenbezogenen Daten. Für Unternehmen bedeutet die Digitalisierung des Rechnungseingangs nicht nur eine schnellere Bearbeitung, sondern auch eine bessere Nachvollziehbarkeit der einzelnen Prozessschritte. Mitarbeiter können den Status von Rechnungen zentral verfolgen und Freigaben gezielter organisieren.



Insgesamt bietet Signique einen digitalen Ansatz für das Rechnungsmanagement, der verschiedene Aufgaben von der Rechnungserfassung bis zum Buchhaltungsexport miteinander verbindet. Besonders für KMU kann eine zentralisierte Lösung interessant sein, wenn bestehende papierbasierte oder manuelle Abläufe vereinfacht werden sollen. Durch Funktionen wie OCR-Datenerfassung, digitale Freigabeworkflows, mobile Genehmigungen, Duplikaterkennung, DATEV-Export sowie digitale Archivierung können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse strukturierter und transparenter gestalten."